编制质量或品质管理体系的文件.

如何做好一个管理者，管理者应很清楚的了解编制质量或品质管理体系的文件.

一、质量或品质管理体系文件的构成

质量或品质管理体系文件一般分为三层或四层文件。分别为：

• ①质量手册：规定组织质量或品质管理体系的文件。

• ②质量或品质管理体系程序：为完成某项质量活动所规定的方法所形成的正式文件，在程序中要说明这项活动的目的、范围、何时、 何地、由谁、用何方法、做到什么程度、如何控制、要不要记彔等等。 程序应是质量手册的有力支撑。

• ③其他质量文件：有两大部分，包括作业指导书和记录表式, 将这两部分合起来算一个层次，就形成质量或品质管理体系文件三层的概念；将这两部分分开，就形成质量或品质管理体系文件四层的概念。 作业指导书：是规定并指导企业基层质量活动途径的操作性文件，是程序文件的细化。并不是每个程序文件都要细化到作业 指导书，只有在程序文件不能满足某些具体活动的特定要求时，才要编制指导书。记录表式：质量记录的表（格）式（样）规定质量记彔应该填 写什么内容。没填写时是质量或品质管理体系文件，可作为程序文件 的附录。填写了内容后就成为质量记录，属于质量记录的管理 范畴。

二、职工在编制质量&品质管理体系文件中的作用

1.—般管理人员的作用

不论你是采购、销售、检验或是计量人员.你都应参与质量管 理体系文件的编制。在理解质最管理标准内容的基础上，尽理能将自己的工作实际与标准要求结合起来，配合专门的写作班子，完成涉及你那一部分的文件内容，可以是质量手册中一部分，更多的时候参与写作的是程序文件或是指导书„你在参与编写时要考虑如下问题：

• 质量&品质管理标准的要求是否在文件中予以明确？

• 是否覆盖了自己所涉及的全部质量活动？

• 文字是否易于理解，是否便于操作？

• 是否有能够提供客观证据的记录表式？

2.—般操作人员的作用

也许你只是一名操作者，不直接参与文件的编写，但这也不说

明你在文件编写中不起作用。文件编写好以后，企业必须有一段试运行阶段。在这一段时间，你可以通过实践考虑涉及你工作范围的文件是否符合上述四条的要求，特别是是否便于操作。即使在正常运行之后，作为企业的职工仍可以不断地提出对各层次文件的修改、改进意见。

3.积极反映精况

为了使你今后工作更为得心应手，不论你是管理人员还是操作人员，都应将文件中不适宜的情况通过正常渠道向上反映，并积极提出修改、改进意见。但是要注意旧的传统思维模式与文件编写中存在问题的区別，不要把一些符合标准要求的严格管理视为文件编写的问题加以抵制，要真正按照质量管埋标准的要求去开展工作.

三、实施文件化的质量或品质管理体系

质量或品质管理体系的运行涉及企业内部几乎所有部门的各项活动。各个部门的职工承担起了实施文件化的质量或管理体系的重任，是企业的主力军和生力军。职工在实施中应做到以下几点：

• ①整理与自己工作有关的文件，看涉及到几个层次，共有多少 种类和数量，分类保存好。

• ②理顺与自己工作有关的文件要求，理解文件内涵。

• ③严格按照文件要求去做，特别要注意与其他人、其他部门接 口的工作不要疏忽。

• ④出现问题及时反馈，如果问题是自己的，要及时采取纠正措施。

四、记录客观证据

文件化的质量或品质管理体系是否被实施，很大程度上取决于质量记录提供的证实。而质量记彔的填写正是职工每天要做的工作之一、

1.学习质量或品质管理体系文件，弄清楚哪些表式与負己负责的质量工作有关

    这些表式可能有两种情况，一是原来业务工作填写的表格，比如进度报表、出库单、入库单；二是建立质量或品质管理体系后增加的表格，比如合同评审、供方评价、售后服务的验证记录。无论是哪种情况，现在都要按质量或品质管理体系文件的要求认真填写。比如过去的入库单只有数量、日期等等，而现在可能作为进货检验合格的一种凭址，就要加盖合格章，还要由授权的进货检验员（可以是保管员兼职）签名。如果是建立质量或品质管理体系之初，职工有责任对记录表式的完整性、可操作性提出自己的意见。

2.记录填写完整

  原则上每一空格都应填写内容，特别注意时间、数据、结论的 填写，必须签全名。

3.记录瑱写真实

    每位职工都有足够的诚实来对待质量录的填写，但有时对于点检表、连续监控记录缺乏耐心，没有按照要求对每个项目、每 个时间段的数据进行记录，这是绝对不允许的。