资料.二阶文件-记录控制程序

文件控制程序

1、目的   

此程序阐述公司管理体系记录的归档、储存、维护和放置的方法，用以证明质量/环境/HSF达到规定的要求及体系处于有效运行状态，并为采取纠正或预防措施提供依据。

2、范围   

适用于本公司质量/环境/HSF体系所涉及到的相关的记录（包括分承包方的有关记录）的收集、编目、借阅、归档、保管和处理。

3、定义

无

4、权 责

记录填写人：按相关管理体系文件要求如实填写质量环保记录。

各部门主管：及时确认记录内容的正确性；依据表格的相关处理流程签核记录。

各职能部门：负责按文件要求对本部门产生质量记录的收集、归档、编目、储存和保管。

品管体系部：负责编制《受控文件一览表》，并依各制定部门要求定义记录文件的储存期限，并负责各表单原版样本的保留管理。

5、作业程序:

5.1记录的基本识别要求

记录必须具有的识别资料。如：

a.记录名称

b.部门识别

c.填写日期

d.填写记录人员签置、审批人员签署

e.产品型号（只适用于生产、检查及测试记录）

f.合同编号（只适用于生产、检查及测试记录）

5.2 记录收集

5.2.1各记录均跟从其相关程序进行分发及收集作业。

5.2.2 供应商所提供的记录文件，须根据其实际要求保存至指定期限。保存一段指定之时间。

5.2.3记录文件不可使用传真纸，只可用影印纸，以便长期储存及确保影像不会失真及褪色。

5.3 记录填写

5.3.1部门主管必须督促其下属遵守记录填写的要求:记录由各部门按规定的格式填写，要求字迹清晰、准确、完整，不得有随意修改的现象。

5.3.2 除图表外, 所有记录必须用原子笔或黑水笔填写, 字体及签名必须端正/清晰易于辨认。————

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