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不良早反馈,救人更救己

释放双眼,带上耳机,听听看~!

智联管理网认为不良不可怕,可怕的是我们因为情报交流不畅而延误了处理不良的最佳时间,延误的时间成本比起不良材料或者不良产品自身的价值要大得多!不早点反馈给别人,就别指望早日解决。

随着工业化进程的加快,行业的分工也进一步得到了细化,可以这样武断的说,没有任何一家企业可以独立完成所有零件的加工制作,也没有任何一家企业可以做到独吞整个市场。企业注定要走联合互相协作的道路,任何企业都需要与供应商之间进行合作才能完成一个产品,彼此之间的关系越来越密切,彼此建立了一种“一荣俱荣,一损皆损”的依存关系。

企业与供应商的关系大概如下图:

客户供应商关系

从图中我们我们不难看出之间的关系:

  1. 门当户对,一个部门对应一个部门。企业的组织架构和分工都很明了,管理都很精细,组织纪律森严,本部门的事情,一般不会允许其他部门插手的,有时候为了一个小小的零件,千军万马齐上阵。

  2. 双方的生产部门之间一般不会直接发生业务上的联系,而是通过企业的其他部门对外联系。大家都知道往往不良现象发现最多的是制造生产部门而生产部门不能对外直接联系,这样从联络途径上来说,有以下一些不利因素存在:

    ① 品质的对策周期长。如果发生来料不良往往要按照进货的反流程同供应商联系,供应商生产部门接到信息以后对策展开需要一定时间。

    ② 数量补齐的周期长。补货也要按照正常的采购流程进行,需要一定的周期做保证。

    有时候为了解决某项材料的不良,生产现场的管理急得团团转,可间接部门的人员却不急不慢,不温不火。按照流程在各个环节进行确认,签字等。虽然很多企业都在高喊“一切围绕制造转”,但对于制造现场的人来说,则有“制造围着大家转”的感觉,处理速度的快慢严重的影响了生产现场人员的积极性。

  3. 不论哪一个部门出现问题,生产部门都会或多或少的受到影响。

    为了沟通,每一个部门不仅要和供应商的窗口进行交涉,还要在本厂其他部门进行协调,统一意见和做法。情报需要得到横向和纵向的交流,而且往往交叉复杂,不论是情报的发出者还是情报的接受者,稍有不慎可能内容就走了样!而且经手的部门和人员越多,情报的走样也会越严重。

  4. 联络、接待、访问等费用居高不下。

    出差不管是去供应商还是客户,都需要交通工具。看看那些需要交通工具的部门,就知道是怎么一回事。很多部门因为工作上的需要,彼此要进行各种联络、出差等。这样生产以外的间接费用就会上涨。不但交通费用,而且通讯费用也如此。

既然有这么多的麻烦,我们问题还是需要在最短的时间内得到解决,因此我们要注意下记项目:

  1. 确立双方的联络窗口:联系人、电话、传真、e-mail等 

    窗口指为了完成某项工作,保持彼此的联络渠道通畅有效,通常指定某部门某人进行担当。

    ① 在确定供需关系前,就请把相互之间的窗口设定好。如果必要最好双方窗口能见面一下。

    ② 尤其在窗口人员变动时,上级管理人员要及时沟通通报对方,以免情报外泄,闹出误会。

    ③ 双方都应该遵守尊重窗口,不要设定其他的联络途径进行情报交换,以免造成混乱。

  2. 及时、准确、真实的把情报整理出来,并反馈到相关部门或者供应商。

    ① 情报力求详尽,真实,准确。不要局限于文字或者数字,尽量使用图片和图表,甚至音像等手段进行描述。最好事先商定好情报格式,如品质不良可以用《品质异常通知单》等。

    ② 情报发出后,必须进行确认。不管情报采取何种方式发出,如果不确认对方是否收到或者理解,那么可能都会引起延时。对方没有收到情报,自然对策就不可能进行,如果理解上错误,对策可能存在偏差,对不上点,你急也没有用的。

    ③ 情报内容要清晰易于理解,必要时电话详细说明

    ④ 情报如果整理需要时间,可以事先以简单的形式进行通报,不要在收集整理资料上花掉太多时间。管理一定要注重实效性。

  3. 一旦确定应急对策或者恒久对策,应该立即通知对方窗口,为对方及时作出反应创造条件。

    能早一分钟反馈联系的,就应该早一分钟联络对方,多为对方创造充分的时间,也为自己赢取解决问题的时间,只有这样才能满足改善的要求。

  4. 实物化。实物比任何文字更加能说明问题,我们可以把包装到产品都进行拍照,一起发给供应商,并且进行适当的说明,必要时把实物退回供应商,便于处理,向客户征求意见时也如此。

  5. 内部需要保持统一意见,统一说法。避免引起不必要的误会。没有形成统一认识的情报不能外发,内部及时沟通处理,交换意见和情报。

  6. 减少不必要的出差。出差是一件非常累人的事情,虽然出差当面沟通能更加直接,但是他的成本费用很高,非不得已不出差。现代社会通讯手段这么发达,能通讯手段解决,就通讯手段解决。

如何做好一个管理者,其实不良,对于企业来说意味着很大的成本,我们的企业每天都在说着开源节流,降低成本,情报的交流是成本很重要的一部分,所以请我们的生产管理品质管理等直接或者间接部门一定要考虑在情报交流上下工夫。不良及早反馈,救人更救己!!

0 条回复 A文章作者 M管理员
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