编写<文件控制程序>的内容案例、注意事项，目的与要求

品质管理者需要对编写文件控制程序的内容有所了解，为了让菜鸟们有所了解特分享给大家参考一下，这将对你一定有所帮助和提升.
目的：
为规范质量/环境/HSF管理体系文件的编制、审核、批准、发放、更改、回收、作废和存档的办法及要求，确保文件资料的充分性、适宜性、有效性并对文件加以有效地控制，使各工作场所获取的文件均为有效版本。
2、 范围：
适用于本公司质量/环境/HSF管理体系文件及相关技术性文件之控制（各种通知、内部联络单、通告、邮件等形式文件不适用本程序）。
3、 定义：
3.1 受控文件：为本公司质量/环境/HSF管理体系运行中作业的依据文件。
3.2 参考文件：共相关方参考、借鉴的各种文件、资料。
3.3 外来文件:非本公司内部所编制的文件,包括顾客提供的与产品相关的图纸、规格等技术资料，
国家、国际标准，与产品相关的安全规格、标识及相关的法律、法规。
3.4 临时文件:因生产急需而暂定的与产品或作业有关的文件及新MODE试产之试制文件。
3.5 作废文件：作废处理的文件，盖“作废文件”印章识别。
4、 职责：
4.1 体 系：负责质量/环境/HSF管理体系文件的发放、回收、作废及正本保存等工作。
4.2 工程部/SMT：负责生产现作业指导书的发放、回收、作废及正本保存等工作。
4.3 人力资源中心: 负责通知通告及国家法律、法规与各类行政规章的发放、登记、存档等工作。
4.4 各职能部门：负责有关的文件编制、使用和保管。
5、 工作程序：
5.1 文件资料分类
5.1.1 管理体系文件:《管理手册》、《程序文件》、《三阶文件》、《四阶文件》。
5.1.2 标准类文件：国家和地方政府颁发的有关的法律法规、规范、标准、规程等。
5.1.3 图纸类文件：各类工程技术的标准图册和设计图纸。
5.1.4 专用文件：指设计文件、设计方案、订单合同、采购合同等。
5.1.5 文件和资料分纸质文件、硬盘拷贝或电子文件等。
5.2 文件的编制、审批与批准:
5.2.1 质量/环境/HSF管理体系文件类型及拟制、审核、批准权限
5.5 质量/环境/HSF管理体系文件编号原则
5.5.1管理手册编号规定
5.5.2 程序文件编号规定:
5.5.3 三级文件编号规定:
通用三级文件编号规定：
5.5.4 四级文件记录、表格编号规定（公司各类记录、表格、订单、申请表等记录文件）
5.5.5 外来文件编号规定：
5.6 文件之版本：
5.6.1 管理体系文件首次发行版本/版次为A/1，当文件变更时，若仅仅是个别词语改动、增加或减少5个章节以下、则只需更改当页版次，如A/2、A/3、……,当升至A/9时，版次再次升级时为B/1。若文件更改的章节在5个以上则版本升级，如：A/1直接升至B1、B/1升至C/1……以此类推。
5.6.2 BOM清单/图纸/测试规格/承认书/安规清单/关键元器件清单起始版本从A-0至A-9,升级至B-1,以此类推。。
5.6.3技术类资料变更依《开发设计控制程序》执行，其余文件更改需填写“文件更改通知单”， 更改后的文件审批权限依本程序5.2.2执行。
5.7 文件编制
5.7.1 各部门按《体系文件编写规范》编制之文件经相关部门进行会签、批准后，文件正本和电子档交体系，由体系对文件格式、编号进行检查，确认无误后受控发行，并根据文件种类编制“受控文件一览表”。
5.8 文件评审
5.8.1管理手册、程序文件（一二阶的支持文件)新增、修改都必须由各部门评审。
5.8.2三阶文件如牵涉到其他相关部门，视需要评审。
5.8.3各职能部门将评审结果记录于《文件评审记录表》上。
5.9 文件之颁发：
5.9.1由工程部制作的生产现场SOP经工程部盖红色“工程受控文件”印章发放至相关部门、由SMT制作的生产现场SOP由SMT盖红色 “受控文件”印章发行，为了节约资源，不保存纸档原件，只保存电子档。其余受控文件由体系根据拟定部门所标识的发放范围盖红色“受控文件”章，其封面加盖“保密文件”章进行发放，受控原件只需封面加盖“保密文件”章进行保存。盖“受控文件”章、“工程受控文件”、SMT“受控文件”之文件，未经许可，不得再复印转发其它部门。
5.9.2 文件颁发时由收文者在 “文件发放、回收登记表”中签名，并写明时间及发放份数。
5.9.3 各部门收到文件后，由部门负责人员及时将文件在部门内进行传阅，并将传阅信息记录于《文件传阅记录表》中，同文件一并归档，并编制文件目标或清单保管。
5.9.4 各收文单位需妥善管理领用之受控文件，保持文件完整、清晰、易于识别，不可私自复印，若有异常应及时通知体系处理，若有遗失或需增发，需填写“受控文件借阅、领用申请单” 提出书面申请，经部门负责人批准后交体系补发。
5.10 文件之更改及回收：
5.10.1 文件在使用过程中需更改时，由责任部门对文件进行修订，修订后的文件以电子档的形式发至体系确认编号及版本，版本及编号经确定无误后由体系通知责任部门打印，并填写《文件更改通知单》交由体系存档，更新后文件的颁发依本程序5.8条款执行。
5.10.2 为保证文件的严肃性和工整性，所有文件的正文内容不允许手工书写和修改，正文内容中若有文字错误而不影响实质文意的，可由发文部门进行解释，待下次修改时进行改正。生产作业指导书可以由工程人员在线手工修改，修改时注明当次修订日期、版本、修订内容及签名。
5.10.3 新版本文件发放的同时必须当场将旧版本文件进行回收，并在“文件发放、回收一览表”中注明。如责任部门未能当场找出旧版本文件，则必须在一个工作日内将需回收文件送至文控处并登记，否则由责任部门到文控中心签名表明文件已丢失。
5.11 文件之作废：
回收后的文件由体系加盖“作废文件”章作废，作废后的一级、二级和三级须保留其文件的原件，以便追溯，保存期限为一年，超过保存期限后作为再生纸供内部使用以节约资源。
5.12 电子邮件之管理：
受控文件若以磁盘等电子媒体形式保存，必须做好备份，若文件修改后，备份文件也必须随同修改，以确保该文件的有效性。
5.13文件外发控制：
5.13.1采购及外发加工业务中，若需给供应商提供文件资料作为生产指导或检验依据时，由相应部门通知体系，再由体系准备文件并加盖“参考文件”章，由相应部门负责提供文件给供应商，同时要求供应商签字确认。文件发出后若有更改时，将更改后文件发给供应商，原旧版文件通知供应商销毁，无需回收。若要提供电子档文件供外部参考，则需将文件扫描后方可发送。
5.13.2 提供给客户或其它外部组织的文件加盖“参考文件”章，仅供参考，无需回收。
5.14 外来文件控制：
5.14.1经批准使用的外来文件，如客户提供给研发中心的图纸及检验标准等资料，需要转化为本公司的内部文件时，加盖“外来文件” 印章下发到相关部门，发放依本程序5.8执行，回收依本程序5.10执行，体系对原资料保存电子档。
5.15 临时文件的管理：
5.15.1 工程部因生产急需而暂定的与产品或作业有关的文件，经规定人员检查、核准后加盖“临时文件”印章后按实际需要进行分发，其有效期为三天，至有效期满后回收废止，并保持记录。
5.15.2 新产品试制文件经规定人员检查、核准，工程部加盖“临时文件”印章后按实际需要进行分发，新产品样品试制通过后、量产前必须转化为正式文件。
5.15.3 研发中心发出的临时技术更改单，经规定人员审核、批准后交由文控盖“临时文件”印章按5.8条款进行发放，其时效以技术更改单注明的时效为准，超过所规定的时效后，自动作废。
5.16 文件之保存与维护
5.16.1体系依文件的修订情况，及时对所保存的纸档原件更新，作为后续供各部门核对的唯一具有效力的标准版本，并同步对电子档文件及清单进行日常维护和更新，供各部门在公司共享网络上查看文件的完整性与有效性，防止使用失效或作废的文件，共享文件的访问权限、文件的保密等级等具体见《资料系统安全管理程序》。
5.16.2 HSF绿色环保产品相关的技术文件(如环保协议、HSF有害物质自我申明、RoHS检测超标警告书、产品与材料宣告表等)至少保留10年,到期后可自行销毁,并记录于《文件销毁登记表》上。

以下为文件编码案例，大家可根据自的需求结合企业的实际状况来编写.

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