帮助别人的同时,
提升自己的能力。

点我了解

了解点我

编写<文件控制程序>的内容案例、注意事项,目的与要求

品质管理者需要对编写文件控制程序的内容有所了解,为了让菜鸟们有所了解特分享给大家参考一下,这将对你一定有所帮助和提升.
目的:
为规范质量/环境/HSF管理体系文件的编制、审核、批准、发放、更改、回收、作废和存档的办法及要求,确保文件资料的充分性、适宜性、有效性并对文件加以有效地控制,使各工作场所获取的文件均为有效版本。
2、 范围:
适用于本公司质量/环境/HSF管理体系文件及相关技术性文件之控制(各种通知、内部联络单、通告、邮件等形式文件不适用本程序)。
3、 定义:
3.1 受控文件:为本公司质量/环境/HSF管理体系运行中作业的依据文件。
3.2 参考文件:共相关方参考、借鉴的各种文件、资料。
3.3 外来文件:非本公司内部所编制的文件,包括顾客提供的与产品相关的图纸、规格等技术资料,
国家、国际标准,与产品相关的安全规格、标识及相关的法律、法规。
3.4 临时文件:因生产急需而暂定的与产品或作业有关的文件及新MODE试产之试制文件。
3.5 作废文件:作废处理的文件,盖“作废文件”印章识别。
4、 职责:
4.1 体 系:负责质量/环境/HSF管理体系文件的发放、回收、作废及正本保存等工作。
4.2 工程部/SMT:负责生产现作业指导书的发放、回收、作废及正本保存等工作。
4.3 人力资源中心: 负责通知通告及国家法律、法规与各类行政规章的发放、登记、存档等工作。
4.4 各职能部门:负责有关的文件编制、使用和保管。
5、 工作程序:
5.1 文件资料分类
5.1.1 管理体系文件:《管理手册》、《程序文件》、《三阶文件》、《四阶文件》。
5.1.2 标准类文件:国家和地方政府颁发的有关的法律法规、规范、标准、规程等。
5.1.3 图纸类文件:各类工程技术的标准图册和设计图纸。
5.1.4 专用文件:指设计文件、设计方案、订单合同、采购合同等。
5.1.5 文件和资料分纸质文件、硬盘拷贝或电子文件等。
5.2 文件的编制、审批与批准:
5.2.1 质量/环境/HSF管理体系文件类型及拟制、审核、批准权限
5.5 质量/环境/HSF管理体系文件编号原则
5.5.1管理手册编号规定
5.5.2 程序文件编号规定:
5.5.3 三级文件编号规定:
通用三级文件编号规定:
5.5.4 四级文件记录、表格编号规定(公司各类记录、表格、订单、申请表等记录文件)
5.5.5 外来文件编号规定:
5.6 文件之版本:
5.6.1 管理体系文件首次发行版本/版次为A/1,当文件变更时,若仅仅是个别词语改动、增加或减少5个章节以下、则只需更改当页版次,如A/2、A/3、……,当升至A/9时,版次再次升级时为B/1。若文件更改的章节在5个以上则版本升级,如:A/1直接升至B1、B/1升至C/1……以此类推。
5.6.2 BOM清单/图纸/测试规格/承认书/安规清单/关键元器件清单起始版本从A-0至A-9,升级至B-1,以此类推。。
5.6.3技术类资料变更依《开发设计控制程序》执行,其余文件更改需填写“文件更改通知单”, 更改后的文件审批权限依本程序5.2.2执行。
5.7 文件编制
5.7.1 各部门按《体系文件编写规范》编制之文件经相关部门进行会签、批准后,文件正本和电子档交体系,由体系对文件格式、编号进行检查,确认无误后受控发行,并根据文件种类编制“受控文件一览表”。
5.8 文件评审
5.8.1管理手册、程序文件(一二阶的支持文件)新增、修改都必须由各部门评审。
5.8.2三阶文件如牵涉到其他相关部门,视需要评审。
5.8.3各职能部门将评审结果记录于《文件评审记录表》上。
5.9 文件之颁发:
5.9.1由工程部制作的生产现场SOP经工程部盖红色“工程受控文件”印章发放至相关部门、由SMT制作的生产现场SOP由SMT盖红色 “受控文件”印章发行,为了节约资源,不保存纸档原件,只保存电子档。其余受控文件由体系根据拟定部门所标识的发放范围盖红色“受控文件”章,其封面加盖“保密文件”章进行发放,受控原件只需封面加盖“保密文件”章进行保存。盖“受控文件”章、“工程受控文件”、SMT“受控文件”之文件,未经许可,不得再复印转发其它部门。
5.9.2 文件颁发时由收文者在 “文件发放、回收登记表”中签名,并写明时间及发放份数。
5.9.3 各部门收到文件后,由部门负责人员及时将文件在部门内进行传阅,并将传阅信息记录于《文件传阅记录表》中,同文件一并归档,并编制文件目标或清单保管。
5.9.4 各收文单位需妥善管理领用之受控文件,保持文件完整、清晰、易于识别,不可私自复印,若有异常应及时通知体系处理,若有遗失或需增发,需填写“受控文件借阅、领用申请单” 提出书面申请,经部门负责人批准后交体系补发。
5.10 文件之更改及回收:
5.10.1 文件在使用过程中需更改时,由责任部门对文件进行修订,修订后的文件以电子档的形式发至体系确认编号及版本,版本及编号经确定无误后由体系通知责任部门打印,并填写《文件更改通知单》交由体系存档,更新后文件的颁发依本程序5.8条款执行。
5.10.2 为保证文件的严肃性和工整性,所有文件的正文内容不允许手工书写和修改,正文内容中若有文字错误而不影响实质文意的,可由发文部门进行解释,待下次修改时进行改正。生产作业指导书可以由工程人员在线手工修改,修改时注明当次修订日期、版本、修订内容及签名。
5.10.3 新版本文件发放的同时必须当场将旧版本文件进行回收,并在“文件发放、回收一览表”中注明。如责任部门未能当场找出旧版本文件,则必须在一个工作日内将需回收文件送至文控处并登记,否则由责任部门到文控中心签名表明文件已丢失。
5.11 文件之作废:
回收后的文件由体系加盖“作废文件”章作废,作废后的一级、二级和三级须保留其文件的原件,以便追溯,保存期限为一年,超过保存期限后作为再生纸供内部使用以节约资源。
5.12 电子邮件之管理:
受控文件若以磁盘等电子媒体形式保存,必须做好备份,若文件修改后,备份文件也必须随同修改,以确保该文件的有效性。
5.13文件外发控制:
5.13.1采购及外发加工业务中,若需给供应商提供文件资料作为生产指导或检验依据时,由相应部门通知体系,再由体系准备文件并加盖“参考文件”章,由相应部门负责提供文件给供应商,同时要求供应商签字确认。文件发出后若有更改时,将更改后文件发给供应商,原旧版文件通知供应商销毁,无需回收。若要提供电子档文件供外部参考,则需将文件扫描后方可发送。
5.13.2 提供给客户或其它外部组织的文件加盖“参考文件”章,仅供参考,无需回收。
5.14 外来文件控制:
5.14.1经批准使用的外来文件,如客户提供给研发中心的图纸及检验标准等资料,需要转化为本公司的内部文件时,加盖“外来文件” 印章下发到相关部门,发放依本程序5.8执行,回收依本程序5.10执行,体系对原资料保存电子档。
5.15 临时文件的管理:
5.15.1 工程部因生产急需而暂定的与产品或作业有关的文件,经规定人员检查、核准后加盖“临时文件”印章后按实际需要进行分发,其有效期为三天,至有效期满后回收废止,并保持记录。
5.15.2 新产品试制文件经规定人员检查、核准,工程部加盖“临时文件”印章后按实际需要进行分发,新产品样品试制通过后、量产前必须转化为正式文件。
5.15.3 研发中心发出的临时技术更改单,经规定人员审核、批准后交由文控盖“临时文件”印章按5.8条款进行发放,其时效以技术更改单注明的时效为准,超过所规定的时效后,自动作废。
5.16 文件之保存与维护
5.16.1体系依文件的修订情况,及时对所保存的纸档原件更新,作为后续供各部门核对的唯一具有效力的标准版本,并同步对电子档文件及清单进行日常维护和更新,供各部门在公司共享网络上查看文件的完整性与有效性,防止使用失效或作废的文件,共享文件的访问权限、文件的保密等级等具体见《资料系统安全管理程序》。
5.16.2 HSF绿色环保产品相关的技术文件(如环保协议、HSF有害物质自我申明、RoHS检测超标警告书、产品与材料宣告表等)至少保留10年,到期后可自行销毁,并记录于《文件销毁登记表》上。

以下为文件编码案例,大家可根据自的需求结合企业的实际状况来编写.

20150702125058
[dm href=’http://hot.weidian.com/shop?appName=40619895124000001′]

转载请保留链接:智联管理网 » 编写<文件控制程序>的内容案例、注意事项,目的与要求
分享到: 更多 (0)

评论 抢沙发

评论前必须登录!

立即登录   注册

专业 专注 专精 细心 用心 专心

品质管理目标绩效
切换注册

登录

忘记密码 ?

您也可以使用第三方帐号快捷登录

Q Q 登 录
微 博 登 录
切换登录

注册